会社を大きく変えたいとき、この問題は避けて通れない課題です。自分を含め経営層が考えて掲げた経営課題は、社員から見れば？？？と感じることもある。さて、どうやって会社を変えていくか？というお話です。
情報量の差が生み出すズレ
当然と言えば、当然ですよね。経営層と一般社員とでは接する情報量が全く異なります。社員は日常業務の中で接する情報から物事を見て判断している。一方、役員クラスは一般社員が触れることのない機微な情報に接し、自社だけでなく業界のこと、経済全般に関することを考えながら物事を見ていますので当然ながら問題意識のズレは出てきます。
時々聞くのが、「うちの社員は当事者意識が低い、視野が狭い...」という経営者のボヤキです。当たり前の話だと思います。背負っている責任が違うという側面もありますが、そもそも接している情報の質、量に大きな違いがあり見える景色が異なるのは当然の結果です。
もし、このような状況が貴社で生じているのであれば、社員へ十分な情報を開示しているか調査してみてください。また、情報も単純に流せばいいという話ではなく社員がその情報に触れた際、理解できるように調理された情報でなければ社員は理解することができません。
社員が理解できるように加工したり、補足説明を加えたりして情報を発信することも大切なことではないかと思います。
情報を出す側は、自分たちが理解できているので相手も理解できると思い込んでしまう事が普通におきます。でも、現場の社員たちは同じ情報に接しても消化できない事もあるのです。
通達と情報共有は違う
コンサルタントになってからも時々見かける現象ですが、会社から社員向けに出される情報が一方的な発信になっていて、情報共有ではなく通達になっている事があります。
通達では、社員には何も伝わりません。ただの文字列にしか見えないのです。
あなたの会社では、情報共有になっていますか？それとも通達になちゃってますか？
一度、点検してみてください。
じゃあ、どうするか？
１：素材を加工する
まず、私なら前述した通り社員が理解できる情報となるように、素材を加工します。
例えば、経営会議の議事録であれば、そのまま議事録を垂れ流すのではなく、結論に至った背景や交わされた議論の中身を補足情報として加えます。事実、私が後継者として家業で働いていた際には「行間メモ」というタイトルで経営会議の議事録の行間を埋める情報と議事録をセットで公開していました。
ここまで手間をかけないと社員には伝わりません。
２：社員を鍛える
特に数値関連の情報は、売上など誰でもわかる情報だけであればいいのですが、粗利や営業利益などは会計の基礎知識がないと、ただの数値の羅列に見えてしまう危険性もあります。
私の場合、全社員の前で数値の話をする時は数値の意味を理解できるように毎回、補足説明を加えながら情報を伝えていました。管理職クラスに対しては月次で会社の数値情報を出していましたが、原価管理を強化する一環で管理職に対して管理会計の基礎を学んでもらうトレーニングを実施しており、対象者は50人くらいはいたのではないでしょうか。
数値の見方だけでなく、情報の入手方法も訓練する必要があります。どんな媒体に目を通すべきなのか？どうやって情報を集めるのか業界や業種によって手段や媒体は千差万別です。何も指導せず、幹部社員が上質な情報に接することはまず期待できません。情報の取り方から訓練する必要があります。
こうすることで、部門長が流れてくる情報をメンバーへ伝える際に咀嚼して伝達してくれるようになります。しかし、完璧に機能するかというとそうではありません。やはり個人差もあるので、年に数回は全社員集会を行って社長自ら業界動向や経済動向、さまざまな社会ニュースなども交えながら自社が直面している状況を数値を交えながら解説した方が良いです。
３：ズレを把握する
会社から出される情報は、一般的に上層部が議論して伝達すべき情報が選ばれて情報が出ていきます。そのため現場とのギャップは必ず生まれてしまいます。そこで、不定期でよいので異なるポジションから数名の社員をピックアップし、研修のような方式でグループディスカッションをしてもらい会社の課題を出してもらいます。
そこで出てきた問題点や課題を経営層の皆さんで確認してみてください。
意外と経営層が気づいていなかった問題が見つかったりします。こうすることで上層部と一般社員との間に生じているギャップを把握し、漏れなく会社の課題を把握していく活動は、会社を大きく変える時期に於いては重要な活動になります。
コンサルタントなど専門家は、上層部の話を聞いて課題を理解したり提案を行ったりしますが、理想としては様々な階層の社員とも会話を行い問題点を点ではなく、面でとらえていく事が大事な事ではないかと個人的には思っています。
ということで、情報開示が通達になっていないか？確認してみてください。
以上、ランナーズ関根でした。
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